Da escolha do local à contratação de professores, organizar um congresso envolve meses de planejamento, incertezas financeiras e muita dedicação
Escrito por: Mileni Francisco | novembro de 2023
Não importa o tamanho, todo congresso dá trabalho, depende de muitas pessoas e exige planejamento, pois é preciso entregar um bom evento. Locação de espaço, contratação de profissionais – professores, DJs, fotógrafos, filmmakers, massagistas, designers e outros –, estrutura de iluminação e de sonorização, decoração de bailes, gerenciamento de staffs, estratégias de divulgação e produtos do congresso (pulseira, camiseta, etc.) são alguns itens para um congresso acontecer. Cada um deles envolve, no mínimo, pesquisa de mercado, negociação e contratação, o que pode levar meses para ser definido. Em geral, quando um congresso acaba, o próximo já começa a ser planejado.
Garantir o sucesso de um congresso envolve também criar uma experiência para os congressistas. Renato Veronezi, 43 (SP), organizador do Warsaw Brasil Events, em Varsóvia, Polônia, conta que se preocupa em proporcionar maior comodidade para o aluno. Quando os hotéis ficam distantes do evento, ele contrata uma empresa de ônibus com horários programados para facilitar o deslocamento dos alunos. “Sempre penso o que posso oferecer para o aluno, de um evento diferenciado, para que ele queira voltar todo ano”, observa.
Além do local e data do evento, os professores escolhidos influenciam muito na tomada de decisão dos participantes. Há congressos que possuem uma única vibe, enquanto outros gostam de mesclar diferentes estilos – tudo depende da proposta dos organizadores. Por exemplo, o Rio Zouk Congress, realizado por Renata e Bruna Peçanha, traz uma grande diversidade de profissionais de todo o mundo e reúne abordagens de ensino variadas. Já o Além da Dança, produzido por Anderson Mendes e Brenda Carvalho, envolve uma abordagem única, com metodologia completamente diferente, envolvendo tantra, eutonia, bioenergética, comunicação não violenta e dança, não apenas Zouk Brasileiro.
Para garantir a qualidade do evento, tanto a aula quanto os profissionais precisam ser de alto nível. Há profissionais que não cobram pela hora/aula, mas pelo preço de sair de suas cidades, pois não vale a pena para eles sair de sua cidade para receber menos do que ganhariam em aulas particulares, por exemplo, em um fim de semana em sua cidade. Em geral, a divulgação dos artistas é anunciada aos poucos, à medida que são definidas as negociações.
Boa parte dos ingressos para os eventos são vendidos em lotes. O primeiro deles se chama “Lote no Escuro” ou “Lote Promocional”, que fornece algum benefício diferente dos demais, seja pelo valor mais acessível seja por brindes. A partir das primeiras vendas, começam as negociações e contratações. Um dos organizadores do Zouk Lovers, André Costa, 37 (RS), mais conhecido como DJ Dedz, explica que os lotes servem para estimular que as pessoas comprem o mais cedo possível, para garantir que haja dinheiro em caixa desde o início. Conforme o dinheiro entra, o evento vai crescendo. Os gastos de um congresso variam de R$ 20 a 80 mil. Por conta disso, alguns produtores de eventos começaram a cobrar mais caro nos ingressos do “Pacote de Bailes”, para aumentar a lucratividade. Isso porque, quem ajuda a pagar o evento são os congressistas (quem compra Full Pass) e ao comprar apenas os bailes, os dançarinos tem acesso a alguns dos benefícios (como ter vários profissionais para dançar) pagando menos do que os custos necessários para custear o evento, aumentando possíveis prejuízos.
Nomenclaturas
- Full Pass: tem acesso a todas as aulas e os bailes
- Day Pass: pode participar de apenas um dia de aula e de baile
- Pacote de Bailes: tem acesso a todos os bailes do congresso
- Baile Avulso: participa de apenas um baile
Planilhas ajudam a visualizar e controlar as entradas e saídas financeiras, mas produzir um evento gera muitas incertezas. “Sempre fico ‘essas contas não batem’, sempre acho que falta sabe? Nossa dá medo, nunca faz muito sentido”, revela Dedz. Aqueles que organizam um congresso pela primeira vez costumam ter prejuízo, mas a prática promove os aprendizados. Stefanny Jeniffer, compartilha que teve prejuízo na primeira edição do Zouk Brasa, evento que organiza em Cuiabá, por ter colocado um valor muito barato no congresso.
“O que era para se pagar, às vezes, não se paga. Conheço vários profissionais que já tiveram ‘furo’ fazendo evento. Inclusive eu”, garante.
Veronezi lembra que “tomou bomba” na primeira edição do Warsaw, porque as pessoas ainda não conheciam muito o projeto, só em outras edições começaram a ganhar dinheiro. “A gente nunca vai ficar rico com Festival, mas deu para ganhar um dinheiro legal”, conta o artista.
No dia do congresso, staffs trabalham para garantir que tudo funcione como planejado. Em geral, staffs são membros da equipe organizadora, bolsistas ou voluntários que podem ou não receber remuneração, a depender do acordo. Nos eventos, há uma pessoa para recepcionar os alunos, outra para controlar o tempo durante as aulas, outra para cuidar do som, outra encarregada pela limpeza, etc. Há ainda aqueles que são responsáveis pela venda de produtos, como camisetas, ou por cuidar da consumação no local – fontes de renda extra para o evento.
Um congresso também cria experiências positivas através de pequenas ações. No Zouk Max 2023, em Joinville (SC), por exemplo, havia bolo e café à vontade para os congressistas, no Zouk Sense, em Recife (PE), os participantes recebem um amarrador de cabelo com a frase “Além de linda, é Zoukeira”, no Zouk Hour, em Florianópolis (SC), as pessoas recebem um escalda pés e um cookie feito pela mãe do organizador. Cada evento encontra a sua forma de torná-lo único. “São essas coisinhas, sabe? Que aí o aluno vê isso e pensa ‘o evento tem um cuidado com a gente’”, explica Veronezi.
Segundo os organizadores, vender os ingressos é um dos principais desafios de produzir um congresso. Em geral, o público não entende o valor cobrado, achando muito caro. Na divulgação, é preciso “provar” o valor do evento, seja pelos profissionais envolvidos, seja pelos itens agregados. A escolha dos professores influencia bastante na hora de vender, pois ter pessoas que o público admira e se identifica facilita. “Dá muito trabalho, é estressante para caramba, mas no final é muito legal. No congresso, eu não dancei muito nos bailes, porque tava fazendo muita coisa. Quando eu não estava fazendo algo, nem tinha vontade de dançar, queria descansar”, diz Stefanny.
Ao longo dos meses de organização e nos dias do evento, muitas coisas podem dar errado. Renato costuma mapear tudo o que pode dar errado no Warsaw e deixa sua equipe preparada para agir diante de qualquer situação, para que ele consiga curtir o evento. Considerando que o trabalho envolvido se torna cansativo, pouco lucrativo e pouco valorizado, “Vale a pena? Não. Vale só por satisfação pessoal mesmo”, acredita Luiz Montin, 27 (PR), organizador do Zouk Unity, em Londrina. Stefanny diz que pondera continuar fazendo eventos, “a minha parte eu fiz, já comecei. E agora tem outras pessoas fazendo o mesmo”.
Dançarinos no baile do Zouk Lovers 2023 | Crédito: Léo Silva